CENTR GROUP

Docházkový systém na míru, který zjednodušil každodenní provoz

Pro CENTR GROUP jsme navrhli a vytvořili docházkový systém na míru, který digitalizuje a propojuje klíčové procesy spojené s evidencí zaměstnanců, plánováním směn a zpracováním docházky.

Nové řešení dává provozním manažerům větší kontrolu nad každodenním provozem a vedení společnosti poskytuje detailní přehled prostřednictvím reportů. Zároveň jsme odstranili velkou část ruční administrativy, která byla dříve založena na Excelových tabulkách, papírových výkazech a jejich vzájemném předávání.

Cíle projektu

Hlavním cílem bylo vytvořit flexibilní docházkový systém na míru, který bude odpovídat specifickému způsobu fungování CENTR GROUP a zároveň umožní jednotlivým provozním manažerům samostatně řídit docházku svých zaměstnanců.

Systém měl především umožnit:

• správu docházky zaměstnanců jednotlivými provozními manažery,
• plánování a evidenci směn,
• přehled o odpracované době,
• tvorbu reportů pro vedení,
• efektivní správu zaměstnanců napříč jednotlivými středisky,
• možnost operativně „půjčovat“ zaměstnance mezi středisky,
• sjednotit a digitalizovat procesy spojené se zpracováním docházky.
• Cílem tedy nebylo pouze nahradit stávající evidenci docházky, ale vytvořit jeden centrální nástroj, který pokryje celý proces od plánování směn až po podklady pro zpracování mezd.

Jak jsme postupovali

Na začátku jsme se zaměřili na detailní pochopení fungování jednotlivých středisek a současných procesů. Identifikovali jsme činnosti, které byly zbytečně administrativně náročné, opakovaly se nebo vyžadovaly ruční přepisování a předávání informací.

Na základě těchto zjištění jsme navrhli strukturu systému tak, aby odpovídala reálnému provozu CENTR GROUP.

Řešení jsme následně postavili jako centrální systém s rozdílnými úrovněmi přístupu. Provozní manažeři tak mohou samostatně spravovat své zaměstnance a docházku, zatímco vedení získává souhrnný pohled nad celým provozem.

Součástí návrhu byla také práce s více středisky. Zaměstnanec nemusí být v systému pevně vázán pouze na jedno místo — podle potřeby lze jeho práci evidovat i v jiném středisku. To umožňuje lépe reagovat na aktuální provozní potřeby a kapacity jednotlivých týmů.

Jak jsme klientovi pomohli

Největší změnou bylo odstranění roztříštěné administrativy a ručního předávání podkladů.

Původní procesy byly z velké části postavené na Excelových tabulkách, papírových výkazech a dalších formách evidence, které bylo potřeba mezi jednotlivými lidmi a středisky průběžně sdílet a kontrolovat.

Nový systém vše centralizoval do jednoho prostředí.

Manažeři nyní mohou:

• průběžně evidovat a kontrolovat docházku,
• plánovat směny,
• spravovat své zaměstnance,
• řešit přesuny zaměstnanců mezi středisky,
• získávat potřebné přehledy a reporty,
• připravovat podklady pro další zpracování bez nutnosti ručního přepisování.

Díky centralizaci dat mají jednotlivé role přístup k aktuálním informacím podle svých oprávnění. Odpadla tak potřeba posílat mezi sebou jednotlivé tabulky, výkazy a další podklady a následně kontrolovat, zda pracují se správnou verzí dokumentu.

Jaké jsme uskutečnili výsledky?

Digitalizací docházkových procesů se podařilo výrazně zjednodušit administrativu a zrychlit zpracování podkladů.

Jedním z nejvýraznějších výsledků je úspora přibližně 7 pracovních dnů měsíčně při zpracování mezd.

Mezi další přínosy řešení patří:

• výrazné omezení práce s Excelovými tabulkami a papírovými výkazy,
• odstranění ručního předávání podkladů mezi středisky,
• rychlejší příprava podkladů pro zpracování mezd,
• lepší přehled o docházce a směnách,
• jednodušší řízení zaměstnanců napříč středisky,
• centralizace dat a jednotný způsob evidence,
• dostupnost aktuálních reportů pro vedení,
• snížení množství rutinní administrativy pro provozní manažery.

Přibližně 7 dní měsíčně

Takovou úsporu přinesla digitalizace procesu zpracování podkladů pro mzdy.

Výsledkem není pouze rychlejší evidence docházky. CENTR GROUP získal nástroj, který propojuje každodenní provoz, plánování směn, správu zaměstnanců a reporting v jednom systému.

Řešení, které se přizpůsobilo provozu

U projektu CENTR GROUP jsme nevycházeli z univerzálního docházkového systému, ale z konkrétních potřeb a procesů společnosti.

Výsledkem je řešení, které podporuje způsob práce jednotlivých středisek, umožňuje operativní práci se zaměstnanci a zároveň poskytuje vedení společnosti jednotná data a přehled o celém provozu.

Méně administrativy. Více přehledu. Jednodušší řízení každodenního provozu.