TUCAR PLUS s.r.o.

Převzali jsme e-shop americkeautodily.cz

E-shop jsme převzali od původního dodavatele a společně s týmem TUCAR PLUS s.r.o. jsme z něj postupně vybudovali komplexní řešení přizpůsobené konkrétním potřebám klienta.

Z původně jednoduchého e-shopového rozhraní se stal nástroj, který dnes pokrývá významnou část každodenních firemních procesů. Zaměstnancům usnadňuje zpracování objednávek, fakturaci, správu skladů, objednávky pro Kanadu a USA, reklamace, dobropisy i řadu dalších navazujících činností.

Jak jsme postupovali

Nejdříve jsme se zaměřili na analýzu původního e-shopu a identifikaci jeho hlavních nedostatků. Prošli jsme strukturu stránek i základní SEO faktory. Změřili jsme výkon webu a navrhli komplexní řešení.

Dále jsme se zaměřili na každodenní provozní potřeby klienta a postupně systém rozšířili o funkce, které zaměstnancům usnadňují a automatizují jednotlivé kroky celého procesu.

• Práce s objednávkami - systém umožňuje kompletní správu objednávek od jejich přijetí až po další zpracování. Zaměstnanci tak mají na jednom místě přehled o stavu objednávky, jednotlivých položkách i navazujících procesech.
• Práce s fakturami - součástí systému je také práce s fakturací a návaznými doklady. Faktury lze jednoduše propojit s konkrétními objednávkami a dalšími údaji, což usnadňuje jejich zpracování a zároveň pomáhá udržovat pořádek v celém procesu.
• Správa skladu - významnou část tvoří také skladové hospodářství. Systém poskytuje přehled o skladových položkách a jejich pohybu a umožňuje zaměstnancům pracovat se skladovými informacemi přímo v rámci celého objednávkového procesu.
• Kalkulace ceny a marží - vytvořili jsme také nástroje pro výpočet výsledné ceny a marže podle konkrétních kritérií. Do kalkulace lze zahrnout například nákupní cenu, dopravu, clo a další související náklady. Náklady na dopravu a clo se přitom automaticky rozpočítávají mezi jednotlivé nakoupené položky, takže systém dokáže pracovat s reálnými náklady každého produktu.
• Automatická kontrola marží - systém zároveň průběžně kontroluje nastavené marže a upozorňuje uživatele na situace, kdy se konkrétní položka nebo objednávka dostává mimo požadované hodnoty. Díky tomu mají zaměstnanci lepší kontrolu nad cenotvorbou a nemusí jednotlivé hodnoty kontrolovat ručně.

Jak jsme klientovi pomohli

Z původního e-shopu jsme postupně vytvořili komplexní nástroj, který dnes podporuje nejen samotný prodej, ale také každodenní fungování celého týmu. Naším cílem bylo odstranit zbytečnou ruční práci, propojit jednotlivé procesy a dát zaměstnancům všechny důležité informace na jedno místo.

Výsledkem je prostředí, ve kterém zaměstnanci mohou řešit celý proces od objednávky až po její fakturaci, skladové operace a následnou administrativu. Systém zároveň automatizuje řadu činností, které bylo dříve nutné řešit ručně.

Velkou část práce jsme věnovali také cenotvorbě a kontrole marží. Systém dokáže při kalkulaci zohlednit nejen nákupní cenu, ale také dopravu, clo a další náklady. Ty se automaticky rozpočítávají mezi jednotlivé položky, takže klient získává přesnější přehled o skutečných nákladech a výsledné marži. Automatická kontrola zároveň upozorní na případy, kdy marže neodpovídá nastaveným hodnotám.

Díky propojení objednávek, faktur, skladu, cenotvorby a dalších procesů vzniklo jedno centrální místo pro každodenní práci zaměstnanců. Místo několika oddělených nástrojů tak klient využívá systém, který jednotlivé procesy propojuje a umožňuje je řešit efektivněji a s menším množstvím manuálních kroků.

Řešení navíc průběžně rozvíjíme podle toho, jak se mění potřeby klienta. Nejde tedy o jednorázovou úpravu e-shopu, ale o dlouhodobě rozvíjený systém, který se přizpůsobuje reálnému fungování firmy.

Jaké jsme uskutečnili výsledky?

Výsledkem naší práce není pouze upravený e-shop, ale komplexní systém, který se stal důležitou součástí každodenního fungování firmy.

Podařilo se nám propojit jednotlivé procesy, které byly dříve řešeny samostatně, a soustředit je do jednoho prostředí. Zaměstnanci tak mají na jednom místě přístup k informacím o objednávkách, fakturách, skladových zásobách, cenách i maržích a mohou mezi jednotlivými procesy plynule přecházet.

Velkou část manuální práce jsme nahradili automatizovanými výpočty a kontrolami. Systém například automaticky započítává dopravu a clo do nákladů jednotlivých položek a zároveň kontroluje nastavené marže. Díky tomu mají zaměstnanci lepší přehled o skutečné nákladovosti a nemusí řadu hodnot dopočítávat ručně.

Důležitým výsledkem je také sjednocení pracovních postupů napříč týmem. Systém zaměstnance vede jednotlivými kroky a poskytuje jim potřebné informace přímo v místě, kde je potřebují. To usnadňuje zaškolování nových kolegů a zároveň snižuje závislost na individuální znalosti jednotlivých procesů.